Tugas Seorang Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1.      Menerima tamu

2.      Menerima telepon

3.      Mengambil dikte dan melatinkan

4.      Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Pada dasarnya tugas-tugas  sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a.          Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b.         Menerima dikte.

c.          Menerima dan melayani  tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d.         Menerima dan melayani  telepon serta menelpon.

e.          Menata arsip/surat.

f.          Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g.         Mengurus dan mengendalikan surat

h.         Menyiapkan pembuatan laporan

i.           Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j.           Mengelola kas kecil

k.         Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga  pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut  Tugas ini meliputi:

a.       Menyiapkan rapat dan membuat notulen

b.      Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

c.       Menyusun surat rahasia (confidential).

d.      Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )

e.       Menyusun acara pertemuan bisnis.

f.       Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

g.      Mengurus masalah dengan bank

h.      Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

i.        Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a.       Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c.       Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d.      Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e.       Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f.       Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g.      Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

a.       Mengurusi Rumah tangga kantor.

b.      Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

c.       Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

a.       Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

b.      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

c.       Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis

 Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

a.       Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b.      Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

c.       Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

d.      Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

a.       Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

b.      Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c.       Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

d.      Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

a.       Membuat perencanaan kerja

b.      Mempelajari pengetahuan tentang bank

c.       Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil

d.      Pemantapan kepribadian

e.       Efisinsi kerja

f.       Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang                      menunjang pekerjaan

g.      Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh   

         promosi jabatan

h.      Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

i.        Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan

j.        Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan

k.      Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)

l.        Memahami dan mempelajari organisasi,  peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, 

          budaya perusahaan  tempat bekerja